4 dicas para adequar sua empresa ao eSocial

A partir de julho, companhias com faturamento inferior a R$ 78 milhões deverão enviar seus dados cadastrais e tabelas no novo sistema do governo

O eSocial, novo sistema de envio de informações da folha de pagamento e encargos trabalhistas ao governo, segue seu cronograma. O prazo para as empresas com faturamento inferior a R$ 78 milhões de reais por ano aderirem ao sistema termina no dia 16 de julho.

Para evitar inconsistências no processo de adequação, e consequentemente multas, o ideal é que uma série de medidas preparatórias sejam adotadas, como adaptação de processos, capacitação dos profissionais, dentre outras.

Patrícia Capistrano, especialista em eSocial e Reforma Trabalhista e Assessora de conhecimento da Fortes Tecnologia – empresa que atua há mais de 30 anos oferecendo softwares de gestão contábil, financeira e de pessoas – lista quatro dicas fundamentais para o processo.

1. Enviar dados dentro do prazo

Algumas empresas possuem o hábito de deixar tudo para a última hora. Com o eSocial isso não será mais possível e é fundamental que os contratantes reorganize, por exemplo, seus processos de admissão. É necessário rever o tempo para realizar a contratação, criar prazos para substituição de colaboradores e entrega de documentos, para que não sejam aplicadas multas devido ao envio de informações fora de época. A aquisição de um sistema de gestão de pessoas que esteja adequado ao eSocial e apto a transferir arquivos passa a ser primordial. Nesse momento ter um bom sistema, além de dar mais confiabilidade às informações que serão geradas, facilitará a complexidade dos processos e evitará o envio de informações erroneamente e fora do prazo.

2. Rever cadastro dos dependentes

Para passar por este procedimento de forma tranquila, é aconselhável atualizar todas as informações dos funcionários, Da mesma forma que é necessária a regularização do cadastro dos trabalhadores no banco de dados do empregador, os dados dos dependentes também precisam ser organizados e preenchidos corretamente, incluindo o CPF dos dependentes acima de 12 anos. Sem estes dados, o registro do colaborador nem chega a ser recebido pelo eSocial. Os dados dos dependentes são extremamente relevantes, principalmente para aqueles trabalhadores que possuem desconto de pensão alimentícia, estes também precisam informar o CPF do pensionista.

São muitas empresas que ainda desconhecem esse processo e ele é muito importante para todas as fases seguintes do eSocial. Alguns sistemas inclusive disponibilizam ferramentas para essa conferência de forma otimizada, mas também é possível no Portal do eSocial, através de uma ferramenta gratuita disponibilizada pela Receita Federal para realizar a consulta de qualificação cadastral.

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